Z dniem 1 lipca 2016 weszła w życie zmiana ustawy Ordynacja Podatkowa w postaci trzech paragrafów artykułu 193a, z których pierwszy brzmi: „W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą”.
Kolejne paragrafy tego artykułu uszczegóławiają informację na temat formatu przekazywanych do organów podatkowych danych oraz sposobu ich przekazania. Rozwiązanie to zostało oparte na międzynarodowym standardzie: Standard Audit File for Tax (SAF-T) w wersji 2.00, opracowanym przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) i nazwane w Polsce Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK), który można zdefiniować w następujący sposób: JPK to ustrukturyzowana forma danych z ksiąg podatkowych, prowadzonych za pomocą programów komputerowych, jakie podatnik zobowiązany jest przekazywać organom podatkowym na żądanie lub okresowo. Jest to nowa forma dowodu w czynnościach kontrolnych. I tak jak artykuł 193a zawiera tylko określenie obowiązku przekazywania danych do organów podatkowych w formie JPK, to już kolejna ustawa o zmianie Ordynacji Podatkowej z dnia 13 maja 2016 wprowadza obowiązek okresowego wysyłania jednej ze struktur JPK, struktury JPK-VAT. Ustawa ta, również nakłada obowiązek prowadzenia rejestrów VAT przy pomocy programów komputerowych i wymóg ten jest skierowany do wszystkich podatników VAT (ust. 8a w art. 3 wymienionej ustawy).
Co to oznacza dla przedsiębiorców? Oznacza to, że przedsiębiorca powinien zaopatrzyć się w oprogramowanie, które będzie posiadało funkcjonalność generowania struktur plików JPK. Zarówno tych okresowych, jak i tych na żądanie. Ponadto, oznacza to, że już wkrótce wyposażeniem każdego przedsiębiorcy powinien być komputer z odpowiednim oprogramowaniem biznesowym. Czym kierują się przedsiębiorcy kupując dla firmy program wspierający zarządzanie? W miesiącach od maja do lipca na potrzeby tego artykułu przeprowadzono badanie wśród uczestników szkolenia na temat Jednolitego Pliku Kontrolnego, którzy są użytkownikami znanego w Polsce oprogramowania biznesowego.
W badaniu tym zadano przedsiębiorcom sześć pytań:
- Czy korzystaliście Państwo z jakiegokolwiek wsparcia przy poszukiwaniu oprogramowania dla swojej firmy?
- Czym się Państwo kierowali przy wyborze oprogramowania?
- Czy oprogramowanie z jakiego Państwo korzystają zaspakaja potrzeby biznesu jaki Państwo realizujecie?
- Czy uważacie Państwo, że Państwa wybór oprogramowania mógłby być lepszy?
- W jakich obszarach przedsiębiorstwa wykorzystujecie Państwo oprogramowanie wspierające zarządzanie?
- Czy posiadane przez Państwa oprogramowanie pochodzi od jednego producenta?
Zwrócono się również do przedsiębiorców z prośbą o określenie wielkości swego przedsiębiorstwa.
W badaniu udział wzięło 70 podmiotów gospodarczych, z czego 49% stanowiły małe i średnie przedsiębiorstwa, a 38% przedsiębiorstwa duże, pozostałe klasyfikowały się jako mikro przedsiębiorstwa.
Odpowiedzi na dwa pierwsze pytania były kluczowe dla tematyki niniejszego artykułu. Analiza odpowiedzi na pierwsze pytanie okazała się bardzo ciekawa. Oceniając je ogólnie, okazało się, że ponad połowa respondentów (64%) nie korzystała z żadnego wsparcia i oprogramowanie wybierała samodzielnie. Dalsza analiza, już w kontekście wielkości danego przedsiębiorstwa, wskazała, że z profesjonalnego wsparcia przy poszukiwaniu oprogramowania korzystały raczej te mniejsze przedsiębiorstwa niż duże, ale były to odpowiedzi incydentalne i stanowiły 6% wszystkich odpowiedzi. Okazało się również, że przedsiębiorstwa poszukują pomocy przy wyborze oprogramowania zwracając się o pomoc do innych przedsiębiorstw.
Tabela 1 Zestawienie odpowiedzi do pytania pierwszego ankiety
| Warianty odpowiedzi do pytania pierwszego z ankiety | Ilość odpowiedzi | struktura |
| Tak, zawsze korzystamy z usług wsparcia firm konsultingowych, | 4 | 5,71% |
| Tak, zawsze korzystamy z porad innych przedsiębiorstw, | 9 | 12,86% |
| Tak, korzystaliśmy ze wsparcia ekspertów, ale tylko przy wyborze części oprogramowania | 5 | 7,14% |
| Tak, korzystaliśmy ze wsparcia innego (nieeksperckiego), ale tylko przy wyborze części oprogramowania | 3 | 4,29% |
| Nie, oprogramowanie zostało narzucone odgórnie, | 4 | 5,71% |
| Nie, oprogramowanie zostało wybrane przez nasze przedsiębiorstwo, | 45 | 64,29% |
| Nie wiem | 0 | |
| Nie mamy oprogramowania wspierającego zarządzanie | 0 | |
| razem | 70 | 100,00% |
Źródło: opracowanie własne
Graficzna prezentacja odpowiedzi na pierwsze pytanie pozwala wysnuć wniosek, że firmy głownie samodzielnie podejmują decyzje o wyborze oprogramowania biznesowego dla siebie, a jeśli już się konsultują w tej kwestii, to raczej poszukują wsparcia wśród innych przedsiębiorstw niż u profesjonalnych doradców.
Rysunek 1 Graficzna prezentacja odpowiedzi na pierwsze pytanie z ankiety
Źródło: opracowanie własne
Kolejne pytanie z ankiety dotyczyło przesłanek, jakimi kierowali się przedsiębiorcy wybierając oprogramowanie. W tym pytaniu respondenci mieli do wyboru odpowiedzi przedstawione w tabeli 2.
Tabela 2 Zestawienie odpowiedzi do pytania drugiego ankiety
| Warianty odpowiedzi do pytania drugiego ankiety | Ilość odpowiedzi | struktura | |
| 1 | Ceną, | 24 | 12,00% |
| 2 | Popularnością oprogramowania na rynku, | 10 | 5,00% |
| 3 | Zaufaniem do producenta, | 22 | 11,00% |
| 4 | Oferowaną funkcjonalnością oprogramowania, | 57 | 28,50% |
| 5 | Intuicyjną i łatwą obsługą oprogramowania, | 27 | 13,50% |
| 6 | Dostępnością wsparcia technicznego, | 24 | 12,00% |
| 7 | Znajomością oprogramowania | 32 | 16,00% |
| 8 | inne (jakie) | 4 | 2,00% |
| razem | 200 | 100,00% |
Źródło: opracowanie własne
Rysunek 2 Graficzna prezentacja odpowiedzi na drugie pytanie z ankiety
Źródło: opracowanie własne
Na pytanie drugie można było podać klika odpowiedzi. Najczęściej wybieraną, była odpowiedź czwarta: „Oferowana funkcjonalność oprogramowania”. Kolejną istotną dla respondentów przesłanką, była odpowiedź siódma: „znajomość oprogramowania”. Cena programu została sklasyfikowana na pozycji czwartej ex aequo z dostępnością wsparcia technicznego. W pytaniu tym, został zastosowany pewien zabieg: została celowo pominięta jedna ważna przesłanka, a mianowicie zgodność funkcjonalności oprogramowania z procesami biznesowymi realizowanymi w przedsiębiorstwie. Respondenci otrzymali możliwość podania swojego własnego powodu, jaki dla nich był ważny, a nie występował w proponowanych odpowiedziach. Ta możliwość została wykorzystana przez czterech respondentów, podali tutaj informację, że oprogramowanie było narzucone odgórnie bez możliwości wyboru.
Podsumowując, żadne przedsiębiorstwo nie poszukiwało oprogramowania, które byłoby zgodne z jego procesami biznesowymi. Z punktu widzenia racjonalnego zarządzania organizacją budzi to duży niepokój, ponieważ brak tutaj zgodności wcześniej czy później będzie zmuszał do wprowadzania poprawek w oprogramowaniu, czy przy braku możliwości na realizowanie takich rozszerzeń, uciążliwość pracy z programem, lub wręcz konieczność jego wymiany.
Wracając do kwestii zmiany przepisów Ordynacji Podatkowej i konieczności informatyzacji zdecydowanej większości przedsiębiorstw, warto podkreślić, że decyzja o wyborze oprogramowania powinna być wsparta rzetelną wiedzą na temat oferty oprogramowania na rynku, a także gruntownym zbadaniem potrzeb danej organizacji w tej kwestii.
Kolejną sprawą, której firmy nie biorą pod uwagę, jest fakt, że zwracając się do producentów oprogramowania z zapytaniem ofertowym, nigdy nie otrzymają obiektywnej porady. Wynika to z faktu, że dostawca oprogramowania nie jest zainteresowany tym, aby pomóc wybrać przedsiębiorstwu program pasujący do jego potrzeb i oczekiwań, a jego jedynym celem jest sprzedaż swojego produktu. Biorąc pod uwagę fakt, że aż 63% firm posiada oprogramowanie od jednego producenta (odpowiedzi na pytanie 6 ankiety), nie dziwi to, że producent oprogramowania zrobi wszystko, aby zdobyć nowego użytkownika swojego oprogramowania. Dla producenta, jest to dochód na wiele lat, ponieważ oprócz dokupywania kolejnych programów, dochodzą jeszcze uaktualnienia, wsparcie techniczne, czy inne usługi profesjonalne związane z danym oprogramowaniem.
Powyższe badania oraz obserwacja rzeczywistości biznesowej polskich przedsiębiorstw wyraźnie wskazują na potrzebę podniesienia świadomości i kompetencji przedsiębiorstw w obszarze wyborów podejmowanych przy zakupach oprogramowania dla firm. Ważną kwestią jest to, aby przedsiębiorca wybierając dla siebie oprogramowanie, a później wdrażając je w swojej firmie był partnerem podczas realizacji całego przedsięwzięcia, a nie biernym obserwatorem.
Jak powinno wyglądać profesjonalne podejście do projektu, jakim jest zakup i wdrożenie oprogramowania biznesowego?
Można to przedstawić w formie uporządkowanej listy czynności przedstawionej poniżej.
- Decyzja o wdrożeniu, która dzisiaj jest wymuszana przepisami prawa.
- Gruntowne rozpoznanie rynku ofert producentów oprogramowania.
- Analiza procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie.
- Profesjonalne przygotowanie zapytania ofertowego i rozesłanie go do wybranych producentów.
- Analiza odpowiedzi na zapytanie ofertowe i wybór ograniczonej listy (2-3) producentów, których odpowiedzi zbliżone są do oczekiwań przedsiębiorcy.
- Zaproszenie wybranych dostawców oprogramowania na warsztaty i negocjacje, podczas których omawiane są już szczegółowe kwestie.
- Wybór oprogramowania, podpisanie umowy i przystąpienie do realizacji projektu wdrożenia.
W całym tym procesie decyzyjnym przedsiębiorca musi brać aktywny i świadomy udział, prowadząc poszukiwania i pertraktacje tak, aby w końcowym efekcie w firmie zostało wdrożone najlepsze oprogramowanie. Ale aby tak się stało, potrzebne jest podniesienie kompetencji przedsiębiorców w tym obszarze. Uwzględniając to, że inwestycje związane z informatyzacją przedsiębiorstw są drogimi projektami, warto przekonywać i wspierać przedsiębiorców w zdobywaniu wiedzy na tematy związane z wyborami oprogramowania wykorzystywanego w przedsiębiorstwach.
Jerzy Auksztol, Magdalena Chomuszko